Hvilke konsekvenser kommer der af at EU-Kommissionen nu tillader, at man kan undlade papirversionen af brugsanvisninger?

Fra april 2024 er det accepteret af de relevante myndigheder, at nye CE-mærkede maskiner ikke leveres med en papir-brugsanvisning, men i stedet med en elektronisk brugsanvisning: men kun på de betingelser, der er fastsat i Maskinforordningen 2023/1230.

Hans Morten Henriksen, direktør, Maskinsikkerhed har nærlæst den nye guide og kommer med en fortolkning af de nye regler herunder.

Forudsætninger for at undlade en papirversion af brugsanvisningen til professionelle

I hovedtræk:

• Tydelig angivelse af hvilken maskine, den elektroniske brugsanvisning tilhører
• Artikel 10, stk. 7 a. At det er klart markeret på maskinen, hvordan bruger kan tilgå den elektroniske brugsanvisning
• Artikel 10, stk. 7 b. Forelægge den i et medie, så bruger kan downloade og printe, også når maskinen er brudt ned
• Artikel 10, stk. 7 c. Gøre brugsanvisningen tilgængelig for brugeren i hele maskinens forventede levetid, dog mindst 10 år.

Desuden står der i Forordningen:

Hvis brugeren anmoder om det på købstidspunktet, skal fabrikanten dog inden for en måned og gratis stille brugsanvisningen til rådighed i papirformat.

Den nye udgave af guiden noterer så:

.. i lyset af den nye maskinforordnings bestemmelser på formatet af instruktionerne, kan man mene, at respekt for disse bestemmelser, herunder forpligtelsen til at give de væsentlige sikkerhedsoplysninger i papirformat i tilfælde af ikke-professionel brug, sikrer også overholdelse af de tilsvarende bestemmelser i maskindirektivet.

Hans Morten Henriksen kommenterer:

” Om det så medfører, at der i en kommende udgave af guiden angives at kravet om en gratis papirversion kun gælder ved salg til ikke-professionelle bliver spændende: Kravet om en gratis papirudgave for fx et kraftværk eller 50 løfteborde er en uforudset omkostning, som det ikke er fair at fabrikanten skal bære. Jeg anbefaler derfor maskinfabrikanter at de skal overveje at spørge under forhandlingerne. Køber skal på den anden side være opmærksom på, at et efterfølgende krav om en gratis papirversion kan have konsekvenser for fx rabatten på reservedele: Fabrikanten vil jo nok være sur over en uforudset omkostning, som han så vil forsøge at hente hos køber på anden vis. ”

Forudsætninger for at undlade en papirversion af brugsanvisningen, til ikke-professionelle

Der gælder samme krav som for levering til professionelle, suppleret med følgende:

• Det anbefales, at der på emballages noteres på brugerens sprog, at brugeren på købstidspunktet har ret til at kræve en papirversion. Teksten skal ledsages af hvor og hvordan kravet kan fremføres. Dvs. postadresse eller telefon. Det accepteres ikke med angivelse af en web-adresse eller e-mail. Formodentligt for at beskytte forbrugere der ikke er så IT-stærke eller online.
• Væsentlige sikkerhedsinformationer skal altid leveres i en papirversion: Det er beskrevet i guiden som følger:

Det er underforstået, at sådanne oplysninger som minimum skal bestå af information i forbindelse med montering, opstart, brug, vedligeholdelse og transport af maskinen, der sikrer, at brugerens eller tredjemands sikkerhed eller sundhed ved at følge disse instruktioner person er ikke i fare. Disse oplysninger skal være i overensstemmelse med brugsanvisningen. Baseret på producentens risikovurdering kan det være nødvendigt at levere yderligere information inden for sikkerhedsinformationen, som anses for væsentlig.

Forudsætninger for at undlade en papirversion af EF-Overensstemmelseserklæringen

Maskinens EF-overensstemmelseserklæring kan leveres elektronisk eller på papir, uanset hvordan brugsanvisningen leveres. Hvis den leveres elektronisk, gælder samme krav som for en elektronisk brugsanvisning.

Forudsætninger for at undlade en papirversion af inkorporeringserklæringen

Der gælder de samme krav som for maskiner.

Hans Morten Henriksens vurdering af konsekvenser af at EU-Kommissionen nu tillader at man kan undlade papirversionen

”EU-Kommissionen har lyttet til branchen, og har allerede nu tilladt at fabrikanter kan undlade papirversionen. Det er flot, at EU-Kommissionen er så fremsynet. I Dansk Standards hovedudvalg, og i Maskinsikkerheds forskellige kundegrupper, arbejder vi på at finde emner, og gerne også tekstforslag, der kan forelægges EU-Kommissionen. Der er udvist stor imødekommenhed for at modtage input fra Sikkerhedsstyrelsens repræsentant i arbejdet, Anders Mortensen.

I den nye udgave af guiden er der ikke oplyst noget om beskyttelse af den elektroniske brugsanvisning med fx password eller andet. Det vil være nødvendigt i mange tilfælde: Brugsanvisninger vil jo ofte indeholde fortrolige oplysninger, som enten bruger eller maskinfabrikant ingen interesse har i at det er nemt at tilgå. Det kan være brugerens konkrete produktionsmetoder, eller et detaljeret designgrundlag for maskinen. Netop dette har været et diskussionspunkt på mine foredrag om den kommende Maskinforordning.”

I Maskinsikkerheds netværksgruppegruppe ”Maskiners brugsanvisning” arbejder deltagerne med at finde hensigtsmæssige metoder til den praktiske opfyldelse af forudsætningerne for at levere brugsanvisninger elektronisk, herunder en god plan for sporbarhed, password-beskyttelse, opdatering efter levering og meget andet. Netværksgruppen er åben for både maskinfabrikanter og brugervirksomheder. Gruppen mødes to gange årligt i Middelfart, pris DKK 10.200,00 pr år.